Sistema propietario de control de asistencia, gestión operativa y nómina — con integración nativa a Sage, apps móviles unificadas y portal para cliente externo. Entrega fast-track en 12 meses.
Xpert’s Inc opera equipos distribuidos en múltiples proyectos jerárquicos — contratos con Luma, sustitución de personal en escuelas y otras líneas de servicio. La herramienta actual (Raken) no cubre las reglas de negocio específicas de la operación: ponche con validación biométrica, jerarquía de proyectos de cuatro niveles sincronizada con Sage, reglas de tolerancia y overtime, gestión de equipos y combustible, y flujo completo de firma semanal de nómina con aprobación del cliente externo.
IQ Labs (brazo de desarrollo de software de LOFA Group LLC) propone construir e implementar Xperts Work Track — un sistema propietario que al final del contrato queda en propiedad de Xpert’s Inc, integrado con Sage como fuente de verdad, con apps móviles para empleado/supervisor/kiosko, portal administrativo completo y portal de aprobación para el cliente externo (Luma).
La propuesta contempla un entregable beta demostrable al cierre del mes 1, entrega completa del desarrollo técnico en 12 meses bajo modalidad fast-track con equipo dedicado, y un compromiso contractual de 18 meses que incluye 6 meses de estabilización y optimización post-entrega para asegurar que la plataforma opere con excelencia en producción.
El desarrollo de una plataforma de este alcance —con siete componentes principales, integración bidireccional a Sage, cinco roles de usuario, apps móviles multi-modo y transferencia de propiedad del código al cliente— tiene un valor de mercado significativo. A continuación el desglose del precio especial que se ofrece a Xpert’s Inc.
El contrato tiene un plazo fijo de 18 meses al fee mensual de $5,000 USD, totalizando $90,000 USD. El cronograma se divide en dos períodos con propósitos distintos:
Compromiso mínimo · 18 meses · $90,000 USD
Equipo dedicado del estudio en modalidad fast-track. Entrega completa del alcance técnico: backend + integración Sage, app móvil unificada, portal administrativo, portal cliente (Luma), módulos operativos (equipos, gas, JHA) y eventos HR. Dos hitos contractuales de entrega de código: Mes 4 (backend) y Mes 12 (apps y portales). El sistema queda operando en producción al cierre del mes 12.
Seis meses dedicados a que la plataforma opere con excelencia en producción: iteración sobre retroalimentación de usuarios reales, optimización de queries Sage en condiciones de carga real, ajuste fino de reportes Luma según feedback del cliente externo, garantía extendida de defectos, training reforzado al equipo de Xpert’s, absorción de Change Requests menores sin costo adicional, y ajustes operativos que emerjan durante el uso diario.
El sistema se compone de siete piezas principales, diseñadas para operar de forma coordinada sobre un solo backend común con integración bidireccional a Sage.
SageMembers y Sage Classes. Jerarquía de proyectos 4-tier. Export semanal de nómina.| Entregable | Descripción | Fase | Tipo |
|---|---|---|---|
| Discovery Técnico + POC Sage | Sesiones de descubrimiento con Carlos Herrero y stakeholders operativos. Acceso al ambiente Sage del cliente. POC técnico del conector Sage. Wireframes iniciales. Setup de repositorios y CI/CD. | Mes 1 | Fase 0 |
| 🎯 Beta Demostrable (Mes 1) | Login + carga de lista de empleados y proyectos (datos mock o sync inicial manual) + clock-in y clock-out funcional. No incluye reglas de negocio, geofence, equipos, foto, PIN, Sage en vivo, ni cálculo de horas. Propósito: validar dirección de producto. | Mes 1 | Beta |
| Backend Core + Modelo de Datos | Esquema completo en PostgreSQL (organización, empleados, proyectos 4-tier, dispositivos, ponches, turnos). Auth con Cognito + 2FA. Jobs en background para auto-clockout y sync Sage. Storage S3 con URLs firmadas. | M1–M3 | Core |
| Integración Sage (Lectura) | Sincronización de SageMembers y Sage Classes. Adaptador configurable (API / ODBC / archivo según capacidades del Sage del cliente). Delta sync con historial de ejecuciones. |
M2–M4 | Integración |
| Motor de Ponche | Seis tipos de evento (clock_in, take_break/end_break, take_lunch/end_lunch, clock_out). Redondeo a 6 min, tolerancia 15 min, validación geofence, auto-clockout por proyecto, confirmación de accidentes. | M2–M4 | Core |
| App Móvil — Fase 1 | Login multi-modo (empleado / supervisor / tablet kiosko). Flujo completo de ponche con PIN + foto. Cola offline con retry. Modo kiosko Android (Lock Task). Vista básica de equipos al clock-in. Sync manual. | M2–M4 | Core |
| Nómina Semanal + Overtime | Aprobación pre-OT por supervisor. Firma semanal del empleado en app. Export a Sage (primera escritura hacia Sage). Reconciliación de ponches huérfanos y correcciones. | M4 | Core |
| 🎯 Entrega Backend (Hito M4) | Transferencia formal del repositorio xperts-api a Xpert’s Inc. Incluye DB, integración Sage, motor de ponche, nómina, jobs, documentación técnica y walkthrough grabado. |
M4 | Entrega |
| Módulo Equipos | Asignación permanente vs. pool del proyecto. Regla 1 persona = 1 equipo simultáneo. Notas, vinculación equipo ↔ vehículo, reporte de problemas por el empleado, reasignación por supervisor. | M5–M6 | Módulo |
| Módulo Gas / Combustible | Tarjetas por vehículo y por equipo/tanque. Registro de transacciones con foto de recibo. Tracking de consumo por vehículo y proyecto. | M5–M6 | Módulo |
| JHA Digital | Job Hazard Analysis como formulario digital en app. Firma de empleado + supervisor. Hazards, PPE, mitigaciones con fotos. | M6 | Módulo |
| App Supervisor + Eventos HR | Dashboard diario, aprobación de OT desde móvil, reporte de sustitutos, notas sobre empleados, eventos HR completos (ausencias, vacaciones, amonestaciones, CFSE, suspensión/despido/renuncia), reasignación de equipos. | M7–M8 | Core |
| Portal Admin Web | CRUDs completos con UI (empleados, proyectos, reglas, equipos, dispositivos). Correcciones y aprobaciones masivas. Reportes con filtros, gráficas, export Excel/PDF. Gestión de memos y anuncios. | M8–M10 | Core |
| Reportes Luma | Luma Daily Report (estructura a definir con Carlos y Luma en discovery). Luma Wi — entregas. Reportes de ausencias, 3+ días faltando, consumo de gas, equipos asignados. | M9–M10 | Integración |
| Portal Cliente (Luma) | Login dedicado. Vista de proyectos asignados. Aprobación semanal de nómina. Consulta de Daily Reports. Acceso de solo lectura a horas por proyecto. | M10–M11 | Core |
| Hardening + Training + Handover | Pruebas de carga, hardening de seguridad, optimización de performance, capacitación presencial/remota a Xpert’s, documentación final consolidada, video tutoriales por rol, migración de credenciales cloud. | M11–M12 | Entrega |
| 🎯 Entrega Final (Hito M12) | Transferencia formal de xperts-mobile-app, xperts-admin-web, xperts-client-portal y documentación final. Sistema operando en producción. |
M12 | Entrega |
| 🎯 Estabilización y Optimización | Iteración sobre feedback de usuarios reales, optimización Sage, ajuste de reportes Luma, garantía extendida, training reforzado, Change Requests menores sin costo, ajustes operativos post-producción. | M13–M18 | Estabilización |
El sistema se despliega sobre servicios nativos de AWS, gestionados integralmente por IQ Labs. Esta arquitectura soporta el volumen operativo proyectado (3,000–5,000 empleados activos, ~500 ponches concurrentes en horario pico) con holgura para crecimiento sin rediseño.
| Componente | Servicio AWS | Capacidad / Spec |
|---|---|---|
| Autenticación | Amazon Cognito | User Pools para admins, supervisores, clientes externos. MFA opcional. |
| API | Amazon API Gateway + ECS/EKS | API REST con rate limiting, throttling y WAF. |
| Cómputo Aplicación | EC2 / ECS contenedores | 128 GB RAM · 16 vCPUs · 1.28 TB SSD · 8 TB transfer mensual |
| Base de Datos | Amazon RDS PostgreSQL | Multi-AZ con réplicas de lectura. Backups automáticos diarios con retención 30 días. |
| Cola de Trabajos | Amazon ElastiCache (Redis) | Jobs asíncronos: sync Sage, auto-clockout, notificaciones, generación de reportes. |
| Storage Fotos/Archivos | Amazon S3 | Fotos de ponche, firmas, fotos de JHA, recibos de gas. URLs firmadas con expiración. |
| CDN / Distribución | Amazon CloudFront | Distribución global de assets y aceleración de API para apps móviles. |
| Notificaciones Push | Amazon SNS + FCM/APNs | Notificaciones push a apps móviles (Android / iOS). |
| Observabilidad | CloudWatch + Sentry | Logs centralizados, métricas, alertas de uptime y errores. |
| Red / VPN hacia Sage | VPC + Site-to-Site VPN | Conexión segura hacia el Sage on-premise del cliente. |
Facturación mensual el primer día hábil de cada mes. Total a lo largo de 18 meses: $90,000 USD · Una sola factura mensual cubre desarrollo + infra + gestión.
El desarrollo técnico se ejecuta en 12 meses bajo modalidad fast-track con equipo dedicado, seguido de 6 meses de estabilización. Dos hitos contractuales de entrega de código: Mes 4 (backend) y Mes 12 (apps y portales). La beta del mes 1 es un entregable intermedio para validar dirección de producto.
xperts-api a Xpert’s Inc. El cliente pasa a ser propietario del código del backend.xperts-mobile-app, xperts-admin-web y xperts-client-portal. Sistema operando en producción.Las siguientes cláusulas protegen tanto a Xpert’s Inc como a IQ Labs, y establecen expectativas claras sobre entregas, pagos, propiedad del código y terminación.
Al cumplir las condiciones de cada hito, el código fuente pasa a ser propiedad de Xpert’s Inc. Xpert’s podrá usar, modificar, distribuir o sublicenciar sin restricciones. Durante el desarrollo el código es propiedad de IQ Labs y se licencia a Xpert’s con derecho de uso operativo.
Mes 4: repositorio xperts-api (backend + integración Sage + nómina). Mes 12: apps móviles, portal admin y portal cliente. Cada entrega requiere que Xpert’s esté al día en los pagos.
El contrato tiene un plazo fijo de 18 meses al fee de $5,000/mes. El desarrollo técnico se entrega fast-track en los primeros 12 meses; los meses 13–18 son el Período de Estabilización y Optimización. El fee aplica durante los 18 meses completos independientemente de que el desarrollo culmine antes — el precio especial está vinculado al compromiso completo.
La beta entregada al cierre del mes 1 es un prototipo demostrable, no producción. Cubre únicamente: login, carga de lista de empleados y proyectos (datos mock o sync inicial manual), clock-in y clock-out básico. No cubre reglas de negocio, Sage en vivo, geofence, equipos, foto, PIN, ni cálculo de horas.
Facturación mensual el primer día hábil. Atraso >15 días: suspensión de nuevos desarrollos. Atraso >30 días: retraso de hitos equivalente al tiempo de mora. Atraso >45 días: IQ Labs puede rescindir con penalidad de 3 meses de fee.
Xpert’s debe proveer acceso al ambiente Sage (sandbox o replica de solo-lectura) desde el mes 1, y confirmar que su versión de Sage permite integración vía API o un mecanismo de conexión programática equivalente. Si esto no se cumple, el cronograma fast-track se corre hasta que se resuelva.
Antes del mes 4: Xpert’s no recibe ningún repositorio y paga 3 meses adicionales de fee como penalidad. Entre mes 4 y mes 12: Xpert’s conserva el repositorio del backend ya entregado, pero no recibe apps ni portales, y paga 4 meses de fee como penalidad. Entre mes 12 y mes 18: penalidad de 3 meses de fee. Terminación por causa justa documentada sigue reglas legales estándar.
Cambios menores (<40 hrs): absorbidos por el fee mensual sujetos a capacidad. Cambios mayores (≥40 hrs) o nuevos módulos fuera del alcance contratado: cotizados por separado a $125/hr, con aprobación escrita previa. Durante el Período de Estabilización (M13–M18) los Change Requests menores se absorben con holgura.
Luma es cliente de Xpert’s, no de IQ Labs. Cualquier solicitud, cambio o requerimiento proveniente de Luma se canaliza exclusivamente a través de Xpert’s, quien los prioriza e instruye a IQ Labs. No se aceptan solicitudes directas de Luma al equipo de desarrollo.
IQ Labs corrige sin costo los defectos reportados dentro del alcance contratado. La garantía queda extendida y reforzada durante los 6 meses del Período de Estabilización (M13–M18), donde la corrección de defectos se prioriza como parte del servicio continuo.
IQ Labs administra la cuenta AWS y asume el costo de infraestructura dentro del fee mensual. Si el consumo real sobrepasa significativamente las proyecciones iniciales de forma sostenida por >2 meses (por crecimiento inesperado de usuarios o cambios de alcance), se abre conversación de ajuste documentado, no un cobro unilateral.
La responsabilidad total de IQ Labs por cualquier causa derivada del contrato no excederá el monto total pagado en los 6 meses anteriores al reclamo. Se excluyen daños indirectos, lucro cesante, decisiones del cliente externo (Luma), y fallas de servicios de terceros (AWS, Sage, face match).
NDA previo al inicio. Ambas partes mantienen confidencialidad por 5 años posteriores al término del contrato. IQ Labs trata datos personales de empleados como encargado del tratamiento; Xpert’s es el responsable.
Al cierre del mes 18, Xpert’s puede optar por continuar con IQ Labs bajo un contrato de mantenimiento y operación de infraestructura estimado en $1,500–$1,800 mensuales. Cubre monitoreo continuo, parches de seguridad, gestión de AWS, soporte L2–L3 y ajustes menores. Desarrollo evolutivo se cotiza por hora o por proyecto.
El próximo paso es firmar el NDA (actualmente en gestión por Xpert’s), luego revisar y firmar el MOU basado en esta propuesta. El kickoff de Fase 0 arranca tan pronto se firme el MOU y Xpert’s provea acceso al ambiente Sage. Fecha objetivo de inicio: Mayo 2026.
Al firmar abajo, ambas partes confirman que han revisado y aceptan los términos descritos en esta propuesta como base para la elaboración del contrato formal de desarrollo.